Thực hành 5S

5S là một tool trong sản xuất Just in time (JIT), khởi nguổn từ đất nước Nhật Bản, trong nhà máy sản xuất của công ty Toyota.

Trên thế giới, có nhiều công ty đã áp dụng 5S và lợi ích mang lại là khá tích cực. Để áp dụng 5S thành công cần có sự tham gia và hợp tác của toàn bộ nhân viên doanh nghiệp/ tổ chức. Và điều quan trọng nhất là phải thay đổi được mindset của nhân viên. Chỉ khi nào mọi người nhận thức được hiệu quả mang lại trực tiếp cho bản thân và công việc, thì họ mới thực tâm thay đổi. 

5S không chỉ đơn giản chỉ là lau dọn sạch sẽ nơi làm việc. 5S còn hơn thế.

(Source: Internet)

5 chữ S lần lượt là:

• Sort: Có thể hiểu là sắp xếp lại khu vực làm việc, phân loại những dụng cụ/giấy tờ theo mức độ sử dụng (thường xuyên, thỉnh thoảng, đôi khi, hiểm khi, không sử dụng). Những đồ không sử dụng có thể được đóng dấu đỏ/ dán tem nhãn để nhận biết. Và tất nhiên để lọc được những dụng cụ/giấy tờ như vậy thì công ty phải có một quy trình/hướng dẫn đánh giá cho nhân viên biết tiêu chí để sắp xếp (VD: criteria for unused items).

• Stabilize/Set/Straighten: Đồ ở chỗ nào để đúng chỗ đó. Một cách đơn giản để giúp mọi người lấy đồ xong để đúng vào vị trí, đó là kẻ vẽ vị trí cho đồ vật. Như hình bên dưới, ta có thể thấy những đồ vật nào trong bảng dụng cụ đang bị thiếu.

• Shine: Lau dọn sạch sẽ nơi làm việc, đây là bước quan trọng. Nếu nơi làm việc dơ bẩn, không được lau, sẽ tiềm tàng những rủi ro. VD: Vết dầu trên sàn không được lau dọn, sẽ có người đi qua bị trơn ngã rất nguy hiểm, nhẹ thì gẫy chân, nặng thì chấn thương. Để đảm bảo mọi khu vực được dọn dẹp, lau chùi định kỳ, ta nên làm một checklist treo tại khu vực làm việc, đảm bảo mọi người đều có thể nhìn thấy.
• Standardize: Quy trình hóa những điều đang thực hiện. Có SOP/ WI để train lại nhân viên, có form mẫu để đánh giá mức độ thực hiện của 3S trước, thấy được sự tiến bộ qua mỗi lần đánh giá. Mỗi khu vực phải có một PIC (Person in charge) phụ trách và chịu trách nhiệm đôn đốc duy trì thực hành 5S cho từng khu vực.
• Sustain: Duy trì. Mọi nhân viên tự nhận thức được trách nhiệm thực hành 5S tại nơi làm việc, áp dụng 5S một cách tự giác không cần nhắc nhở. Một cách hiệu quả để thực hiên 5S là sử dụng cách tiếp cận PDCA (Plan - Do - Check - Act) để đánh giá. Với mỗi lần thực hiện Plan - Do - Check - Act, thì kết quả lại được tăng lên một bậc, công việc sẽ tiến bộ hơn trước, nó giống như là một vòng xoắn ốc không bao giờ kết thúc.

HCM, 17/03/2016